Subscribe:

Kamis, 22 Desember 2011

FUNGSI PENGENDALIAN DALAM MANAJEMEN

Pengertian pengendalian
  • Pengendalian /Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002)
  • Pengendalian/Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . the process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)
Alasan  melakukan pengendalian/ pengawasan adalah :
1. Kemungkinan adanya pelanggaran dalam pelaksanaan perencanaan.
2. Kemungkinan terjadinya kesalahfahaman pihak perencana dan pelaksana.
3. Kemungkinan kurangnya penjabaran pekerjaan.
4. Kemungkinan bawahan kurang menguasai pekerjaan.


Aspek Perencanaan
Dipakai sebagai suatu standar atau tolok ukur. Perencanaan yang masih bersifat umum harus dijabarkan dalam standar-standar yang dapat diukur, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.
Aspek Pelaksanaan
Dijadikan sebagai obyek yang dinilai, dianalisa dan dievaluasi kemudian dibandingkan dengan standar kegiatan. Jika ada perbedaan, maka kegiatan harus dievaluasi sampai sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, akan tetapi jika tidak ada perbedaan maka kegiatan dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya.
Tujuan dan Mekanisme Pengendalian/Pengawasan
Tujuan utama dari pengawasan adalah untuk mencegah adanya penyimpangan atau  setidaknya memperkecil kesalahan yang mungkin akan terjadi. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan  dapat tercapai dengan baik.
Mekanisme  pengendalian/pengawasan secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Penetapan standar kegiatan
2. Menyusun umpan balik (feedback)
3. Pembandingan kegiatan dengan standar
4. Mengukur penyimpangan
5. Melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan
Jenis Pengendalian
Pengendalian dapat dibedakan berdasar beberapa aspek, yaitu :
1. Aspek waktu
2. aspek obyek
3. Aspek subyek
Sehingga jika dilihat dari aspek tersebut diatas, pengendalian dapat dibedakan menjadi :
a. Atas dasar aspek waktu :
– Pengendalian preventif ; pengendalian yang dilakukan pada saat proses pekerjaan sedang berjalan.
– Pengendalian Represif ; pengendalian yang dilakukan setelah pekerjaan selesai.
b. Atas dasar aspek obyek :
– Pengendalian Administratif ; yang dilakukan dibidang administrasi
– Pengendalian Operatif ; dilakukan dibidang opersional
c. Atas dasar aspek subyek :
– Pengendalian Intern ; pengendalian yang ditujuan pada pelaku fungsi-fungsi manajemen
– Pengendalian ekstern ; ditujukan pada pelaku diluar fungsi-fungsi manajemen
Langkah – Langkah Pengendalian
Secara umum, pengendalian dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Penetapan standar dan metode pengukuran kinerja
2. Mengukur kegiatan
3. Membandingkan hasil pengendalian dengan hasil kegiatan
4. Melakukan tindakan korektif terhadap penyimpangan yang terjadi
Unsur  Pengendalian:
  • 1.  Detektor atau sensor
  • 2.  Assesor atau penilai
  • 3.  Efektor atau pengubah
  • 4.  Jaringan Komunikasi
Proses pengendalian manajemen :
  • adalah kegiatan yang digunakan  oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi  akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan
  • Tiga aktivitas yang memerlukan perencanaan dan pengendalian:
–        Strategy Formulation
–        Management Control
–        Task Control
  • Pengendalian manajemen :Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar menerapkan strategi organisasi. Pengendalian manajemen merupakan:
–        Aktivitas Pengendalian Manajemen
–        Keselarasan Tujuan
–        Salah satu alat implementasi Strategi, selain struktur organisasi, manajemen SDM, Budaya
–        Menekankan aspek Keuangan dan Nonkeuangan
–        Membantu Mengembangkan Strategi Baru
Aktivitas pengendalian manajemen terdiri dari:
  • 1.  Perencanaan
  • 2.  Koordinasi
  • 3.  Komunikasi
  • 4.  Evaluasi
  • 5.  Pengambilan Keputusan
  • 6.  Mempengaruhi orang untuk mengubah perilakunya
Tujuan fungsi pengendalian :
  • adaptasi lingkungan
  • meminimalkan kegagalan
  • meminimumkan biaya
  • mengantisipasi kompleksitas dari organisasi
beberapa gejala yang memerlukan pengawasan:
  • Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya
  • Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)
  • Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)
  • Berkurangnya kas perusahaan
  • Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
  • Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
  • Biaya yang melebihi anggaran
  • Adanya penghamburan dan inefisiensi
Beberapa pengendalian /pengawasan di bidang msdm:
  • Penerapan Employee Discipline System
  • Adanya Career Path
  • Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan
Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang informasi :
  • Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi
  • Penerapan Sistem Informasi Manajemen
Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang keuangan :
  • Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
  • Manajemen Kas (Cash Management)
  • Pengelolaan Biaya (Cost Control)
Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang produksi :
  • Evaluasi atas Plant Location
  • Evaluasi atas Plant Lay-out
  • Evaluasi atas Production Process and Schedule
  • Evaluasi atas Product Distribution
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM)
Konsep ini dikembangkan terakhir oleh American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) yaitu suatu organisasi profesional dalam bidang akuntansi publik yang keanggotaannya hanya bagi akuntan publik terdaftar (certified public accountants) melalui Statement of Auditing Standard (SAS) No. 55.
Dalam konsep ini, AICPA memperkenalkan 3 (tiga) komponen pengendalian manajemen, yaitu :
1)Lingkungan Pengendalian,
2)Sistem Akuntansi, dan
3)Prosedur Pengendalian.

1) Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu organisasi mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran, dan tindakan para anggota dewan pengawas, manajemen, dan pemilik organisasi, sehubungan dengan pentingnya pengendalian dan penekannya pada organisasi. Secara umum, lingkungan pengendalian ini menyediakan pola bagi terciptanya pengendalian dalam sistem operasi dan pencatatan dalam organisasi.

2) Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi yang efektif disusun dari metode-metode dan catatan- catatan untuk :
a). Mengidentifikasi dan mencatat transaksi yang sudah diotorisasi.
b). Menjelaskan transaksi tersebut pada saat yang tepat, menjadi rincian yang cukup c). untuk mengklasifikasikannya secara tepat untuk tujuan pelaporan keuangan.
d). Mengukur nilai transaksi sehingga nilai keuangannya dapat dicatat dalam laporan keuangan.
e). Menyajikan transaksi- transaski tersebut dalam laporan keuangan lengkap dengan pengungkapan yang diperlukan.
3) Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian memuat unsur-unsur :
Organisasi yang tepat atas transaksi dan kegiatan.
Pemisahan fungsi, sehingga peluang seseorang untuk berbuat salah dan menyembunyikan kesalahan atau kecurangan dalam organisasi normal menjadi minimum, misalnya pemisahan fungsi yang membedakan tanggung jawab untuk mengotorisasi, mencatat, dan menyimpan pada orang-orang yang berbeda.
Dokumen dan catatan dirancang dan digunakan secukupnya untuk menjamin pencatatan kejadian dan transaksi secara tepat, misalnya pemantauan Nomor Urut Formulir dan pengamanan yang cukup terhadap Asset serta catatan itu sendiri.
Review yang bebas, termasuk pengawasan atas pelaksanaan kegiatan dan atas penilaian terhadap jumlah-jumlah yang tercatat, seperti misalnya pengecekan ketelitian penulisan, rekonsiliasi dan pencocokan fisik dengan catatan
Sistem Pengendalian Manajemen dalam arti Dinamis
Konsep ini dikembangkan oleh Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) yaitu suatu komisi yang bertujuan merumuskan Pengendalian Intern secara lebih mendalam dan beranggotakan wakil-wakil dari Financial Executives Institute, AICPA, American Accounting Associations, The Institute of Internal Auditors, dan Institute of Management Accountants.
COSO merumuskan 5 (lima) komponen pengendalian intern, yaitu :
a) Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Faktor lingkungan pengendalian termasuk integritas, etika, kompetensi, pandangan, dan filosopi manajemen dan cara manajemen membagi tugas dan wewenang/tanggung jawab serta arahan dan perhatian yang diberikan pimpinan puncak.
b) Penaksiran Risiko (Risk Assessment)
Setiap entitas dalam melaksanakan aktivitas menghadapi berbagai risiko, baik internal maupun eksternal yang harus diperhitungkan terkait dalam mencapai tujuan sehingga membentuk suatu basis penetapan bagaimana risiko tersebut seharusnya dikelola. Penaksiran risiko mensyaratkan adanya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
c) Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Meliputi kebijakan dan prosedur yang menunjang arahan dari manajemen untuk diikuti. Kebijakan dan prosedur tersebut memungkinkan diambilnya tindakan dengan mempertimbangkan risiko yang terdapat pada seluruh jenjang dan fungsi dalam organisasi. Di dalamnya termasuk berbagai jenis otorisasi dan verifikasi, rekonsiliasi, evaluasi kinerja, dan pengamanan harta serta pemisahan tugas.
d) Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Informasi yang relevan perlu diidentifikasi, dicatat, dan dikomunikasikan dalam bentuk dan waktu yang tepat sehingga memungkinkan pelaksanaan tanggung jawab yang baik oleh anggota organisasi. Sistem Informasi menghasilkan laporan tentang kegiatan operasional dan keuangan serta ketaatan terhadap peraturan yang berlaku dalam rangka melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan tugas.
e) Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan adalah suatu proses yang mengevaluasi kualitas kinerja Sistem Pengendalian Manajemen pada saat kegiatan berlangsung. Proses ini diselenggarakan melalui aktivitas pemantauan yang berkesinambungan dan melalui review intern atau melalui kedua-duanya.
Pengendalian Manajemen menurut Konsep Government Accounting Office (GAO) atau Lembaga Pengawas Tertinggi di Amerika Serikat
Menurut Government Accounting Office (GAO) yang didukung oleh pendapat Sawyeer Lawrence B. dalam bukunya Internal Auditing Edisi 4 Tahun 1996 telah menetapkan bahwa Pengendalian Manajemen dapat dilakukan melalui 8 (delapan) sarana, yaitu :
1) Pengorganisasian.
2) Kebijaksanaan.
3) Prosedur dan Tata Kerja.
4) Personil.
5) Perencanaan.
6) Akuntansi dan Pencatatan.
7) Pelaporan.
8) Petunjuk Pelaksanaan dan Teknis.
9) Review Internal.
Kegiatan Pengawasan oleh Atasan Langsung terhadap Bawahan
Kegiatan tersebut menetapkan 6 (enam) sarana pelaksanaan pengawasan oleh atasan langsung, yaitu :
a). Penciptaan struktur organisasi.
b). Penyusunan kebijaksanaan pelaksanaan.
c). Penyusunan rencana kerja.
d). Penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan.
e). Pembinaan personil.
f). Prosedur kerja.

disabur dari : http://lilisulastri.wordpress.com

2 komentar:

  1. asslm mb Graziella...
    makalahnya bagus, terima kasih bisa membantu aq.
    ijin copy gimana caranya mba..?
    maacih ya... wassalam.

    BalasHapus
  2. wallaikumsalam, iya tinggal di select All, klik kanan, copy.

    BalasHapus

Tinggalkan jejak anda...:)